○上板町文書取扱規程
平成18年3月31日
訓令第2号
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書の収受及び配布(第10条―第18条)
第3章 文書の処理(第19条―第30条)
第4章 浄書，印刷及び発送(第31条―第35条)
第5章 文書の保管(第36条―第43条)
第6章 文書の保存(第44条―第47条)
第7章 文書の廃棄(第48条―第51条)
第8章 補則(第52条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は，文書事務の管理について，基本的な事項を定めることにより，文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において「課」とは，上板町課設置条例(昭和30年条例第6号)第1条に規定する課をいう。
2 この規程において「行政文書」とは，職員が業務上作成し，又は取得した文書(図画，写真及び帳票類を含む。以下同じ)，フィルム及び電磁的記録であって，職員が組織的に用いるものとして，保有しているものをいう。
3 この規程において「電磁的記録」とは，職員が職務上作成し，又は取得した電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(文書取扱の基本)
第3条 文書は，正確かつ迅速に取り扱い，事務が能率的かつ適正に行われるように処理及び管理しなければならない。
(総務課長の職務)
第4条 総務課長は，文書事務の一般を総括するとともに，文書事務の処理状況について必要な調査を行い，その結果について各文書を主管する課(以下「主管課」という。)の長(以下「主管課長」という。)に対し，必要な措置を求めることができる。
(主管課長の職務)
第5条 主管課長は，当該課における文書事務の円滑適正な処理に留意し，その促進に努めなければならない。
(文書取扱責任者及び文書取扱者の設置等)
第6条 主管課長の文書事務の処理を補佐するため，文書取扱責任者及び文書取扱者を置く。ただし，総務課長が文書取扱責任者を置く必要がないと認める課については，この限りでない。
2 文書取扱責任者は，課の庶務を担当する係長(係長を置かない課にあっては，係長と同等の職にある者又は課長が指名した者)をもって充てる。
3 文書取扱者は，主管課長が指名する。
4 主管課長は，文書取扱責任者及び文書取扱者を指名し，又は人事異動等により新たに指名したときは，速やかに，総務課長に通知しなければならない。
(文書取扱責任者及び文書取扱者の職務)
第7条 文書取扱責任者は，上司の命を受け，次の各号に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の処理の促進に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか，文書事務に関し必要なこと。
2 文書取扱者は，文書取扱責任者の指導を受け，次の各号に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の収受，配布及び発送に関すること。
(2) 資料並びに図書の整理，保管及び利用に関すること。
(3) 未完結文書の追及に関すること。
(4) 完結文書の持ち出し，及び貸出しに関すること。
(5) 完結文書の移換え，置換え，引継ぎ及び廃棄に関すること。
(6) 文書整理簿の記載及び整理に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか，文書の整理，保管及び保存に関すること。
(必要な帳票等)
第8条 文書の管理に要する簿冊等は，次の各号に掲げるところによる。
(1) 総務課に備える簿冊等
ア 文書整理(経由)簿
イ 条例番号簿
ウ 規則番号簿
エ 告示簿
オ 公布簿
(2) 課に備える簿冊等
ア 文書整理簿
イ 課に必要な補助簿等
(文書番号)
第9条 文書の番号は，毎年1月1日から起こし，収受及び発送を通して一連番号を用い同一事件の往復には，完結に至るまで翌年にわたる場合といえども同一(枝番)の番号を用いなければならない。
第2章 文書の収受及び配布
(文書類の収受)
第10条 役場に到着した文書及び物品(以下「文書類」という。)は，総務課において収受し，次の各号に定める処理をして各課別に分類し，総務課に備付けの集配箱(以下「集配箱」という。)に入れなければならない。
(1) 親展文書(封皮に「秘」の字又はこれに類する表示のある封書を含む。)は封かんしたまま封皮に受付日付印を押し，親展文書処理簿に登載する。
(2) 前号に掲げる文書以外の文書は，各課別に分類し，受付日付印を押す。
(3) 秘密を要する文書は，秘密整理簿に登載して町長又は特に指名された者に交付しなければならない。
(4) 金券の類は，金券等受渡簿に図書物品は図書物品受渡簿に登載して，会計管理者又は主管課長に交付しなければならない。
(5) 電報は，収受後直ちにその文書の余白に受付の日時を明記して，電報処理簿に登載する。
(6) 不服申立て，訴訟及び審査請求書，入札書等で到達の日時が権利の得喪又は変更に関係ある文書は，受付の日時を文書の余白に記入する。
(7) 添付物の漏れているものは，余白にその旨を記入する。
3 個人宛の文書は，第1項の規定にかかわらず，直接名宛人に引き渡すことができる。
(収受すべきでない文書等)
第11条 到着文書等で受領すべきでないものについては，総務課において返送その他必要な処理をとらなければならない。
(料金未納又は不足の文書等の収受)
第12条 郵便料金未納又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便の送付に要する料金の未納又は不足の文書等は，総務課が特に必要と認めたものに限り，その料金を支払い，これを収受することができる。
(口頭又は電話による受付)
第13条 口頭又は電話により受け付けた事項で重要なものは，口頭受付簿又は電話受付簿にその要領を記載して主管課長に報告しなければならない。
(各課で直接収受した文書等の処理)
第14条 出張先又は会議等で各課が直接収受した文書等は，第17条の規定の処理をしなければならない。
(勤務時間外に到着した文書等の取扱い)
第15条 勤務時間外に到達した文書は，上板町役場処務規則(昭和32年規則第1号)に定めるところにより，緊急に処理するものを除き，全て総務課に引き継がなければならない。
(到着文書等の即日配布)
第16条 第10条の規定により総務課で収受した文書等は，当日中に配布するものとする。ただし，午後4時以降に送達された文書等は，親展文書，金券及び急を要するものを除き，この限りでない。
(普通文書の収受)
第17条 特殊文書その他開封が特に必要でないと認められる文書又は物品以外の文書(以下「普通文書」という。)の配布を受けた課の文書取扱者は，当該文書の余白に収受印を押し，文書整理簿に，次の各号に掲げる事項を記入しなければならない。ただし，軽易又は文書整理簿に登録する必要がないと認められる文書については，文書整理簿の作成を省略することができる。
(1) 収発年月日
(2) 文書番号
(3) 件名
(4) 発信者
(5) 宛先
(6) 処理経過
2 前項の規定により作成した文書整理簿については，主管課において保管し，常にその処理状況を明らかにしておかなければならない。
3 2課以上に関連する文書は，総務課長がその主管課を決定して，当該課に配布するものとする。この場合において，配布を受けた課長は，その写しを他の関係課長に送付するとともに，その旨を文書の余白に記入しなければならない。
(誤配布文書の返還)
第18条 配布を受けた文書等で，その課の主管に属さないものは，直ちに総務課へ返付しなければならない。
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第19条 文書の処理は，全て課長が中心となり，絶えず文書の迅速な処理に留意して，その処理経過を明らかにしておかなければならない。
(文書の供覧)
第20条 次の各号のいずれかに該当する文書の配布を受けたときは，その処理をする前に町長及び副町長に供覧して，その指示又は承認を受けるものとする。
(1) 重要な文書又は異例の文書で，処理について直接町長及び副町長の指示又は承認を受ける必要のあるもの
(2) 事務の性質上その処理が長時間を要すると認められるもの
(3) その他特に緊急に町長及び閲覧に供する必要があるもの
(証明，閲覧等の処理)
第21条 証明，閲覧，照合，謄本，抄本等の交付の申請は，全て証明書発行番号簿により処理しなければならない。
(処理の期間)
第22条 課に配布された文書は，原則としてその日のうちに課員に供覧し，起案担当者へ回付する。起案担当者は，指定された期日までに処理しなければならない。
2 回答，報告を要する文書又は重要な文書で，指定された期日までに処理することに困難が認められるものは，理由を付して，課長の承認を得なければならない。
(起案)
第23条 文書の起案は，伺書を用いてしなければならない。ただし，定例なもので，一定の帳票で処理できるもの又は軽易な文書等については，この限りでない。
2 伺書を用いて起案する場合は，次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 起案は原則として，一事案ごとに作成すること。
(2) 起案は，上板町役場処務規則の定めるところによりその文体，表現等については平易明確に行うこと。
(3) 内容のよくわかる表題を付け，起案の理由，説明を記載し，必要に応じ経過及び根拠となる関係法規等を記載して関係文書，参考資料を添えること。
(4) 緊急を要する文書，秘密に属する文書その他当該文書の施行について，特別な取扱いを要するものについては，その旨余白に朱書きすること。
(5) 文章，字句，数字等を加除訂正したときは，訂正した者がその箇所に認め印を押すこと。
3 文書は全て未決，既決に区分して整理し，未決文書は完結に至るまでこれを一括して常にその経過を明らかにしておき，完結文書は定められた順序に従って整理するものとする。
(回議)
第24条 起案が完了したときは，その事務の内容に応じて関係課員及び上司に提出し，決裁を受けなければならない。
2 前項の決裁は，特別の理由がある場合を除いては，次の順序によって行わなければならない。
(1) その起案が他の課の事務に関係がない場合は，主管課長(予算が関係ある場合は総務課長に)，副町長，町長の順序
(2) その起案が他の課に関係があるときは，主管課長(予算が関係ある場合は総務課長に)，関係課長，副町長，町長の順序
(合議)
第25条 複数の課に関連する文書は，関係の最も深い課において起案し，関係のある課長に合議しなければならない。
2 合議を受けた課長に異議があるときは，主管課長と協議し，なお決定し難いときは，その意見を添えて上司の決裁を受けなければならない。
3 町行政の運営又は重要な事業に関する決裁文書は，総務課長に合議しなければならない。
(回議及び合議に当たっての注意すべき事項)
第26条 起案文書の回議又は合議を受けた者は，その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。
2 急施を要すると認めた起案文書を，上司の不在により代決するときは決裁箇所に「代」と朱書きして押印し，後閲を要するものについては「後閲」と朱書きしておかなければならない。
3 起案文書の内容が重要又は異例のもので，説明を要するもの又は緊急若しくは秘密を要するものは，起案者又はその上司の持ち回りにより，回議又は合議しなければならない。
(文書の審査)
第27条 次の各号に掲げる事案に係る起案文書は，副町長の決裁を受ける前に，総務課長の審査を受けなければならない。
(1) 条例，規則，訓令，告示及び要綱その他例規の制定及び改廃に関するもの
(2) 町議会へ提出する議案及びこれに類するもの
(3) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの
(4) 契約締結等私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で，重要又は異例に属するもの
(5) 行政上又は民事上の争訟に関する事業
(決裁年月日)
第28条 起案者は，起案文書について決裁を受けたときは直ちに伺書の所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。
(起案書の特別扱い)
第29条 起案書には，必要に応じ「重要」，「例規」，「秘」，「親展」，「至急」，「速達」，「書留」，「配達証明」，「経由」，「掲示」，「町広報登載」等，欄外にその取扱いを朱書き又は押印するものとする。
(起案書の廃案等)
第30条 起案の主旨が変更されたとき，又は廃案となったときは，その旨を朱書きして関係課に通知しなければならない。
第4章 浄書，印刷及び発送
(浄書，印刷)
第31条 浄書及び印刷は，主管課で行う。
(1) 軽易な文書等で町名をもってすることが適当と思われるとき 町名
(2) 庁内文書 課長名
(3) 庁外文書のうち，その内容が当該課長限りで処理できるもの 課長名
2 庁内文書の発信者名は，原則として職名のみを用いるものとし，必要に応じて，その下段に括弧により担当係名を表示する。
(公印)
第33条 照合を終了した浄書文書は，上板町公印規程(昭和43年訓令第50号)の定めるところにより，公印を押さなければならない。
2 前項の規定にかかわらず，法令等により公印を押印することとされている文書及びその性質上必要と認められる文書以外の文書については，「(公印省略)」の記載をして公印の押印を省略することができる。
(発送)
第34条 庁外へ発送する文書は原則として，総務課において発送するものとする。ただし，主管課において取り扱うことが適当であると認めた文書は，主管課において発送することができる。
2 来庁者又は付近官公署若しくは住民等に直接交付する文書物品等は，文書等送致簿に登載し，受領印を徴さなければならない。ただし，軽易なものは，この限りでない。
(施行年月日)
第35条 施行担当者は，文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として決裁済の所定欄に記入しなければならない。
第5章 文書の保管
(文書保管の原則)
第36条 文書は必要に応じ，誰でもすぐに取り出せるように系統的に整理するとともに，紛失，盗難等の予防に必要な措置を講じなければならない。
2 文書の整理は，ファイリングシステムによって行うものとする。
3 文書は，会計年度ごとに整理し保管するものとする。ただし，暦年ごとに整理し，保管することが適当なものについては，この限りでない。
4 課においては，次に掲げる文書を保管する。
(1) 現年度文書(現年文書を含む。)，前年度文書(前年文書を含む。)
(2) 年度に関わりなく，常に使用する文書
(3) 参照価値を失うまでの資料
(ファイルマネージャー及びファイルリーダー)
第37条 各課にファイルマネージャー(以下「マネージャー」という。)及びファイルリーダー(以下「リーダー」という。)を置く。
2 マネージャーは主管課長を，リーダーは文書取扱責任者を充てる。
3 マネージャー及びリーダー(以下「マネージャー等」という。)は，ファイリングシステムの維持管理を図るため，次の各号に掲げる事務を行う。
(1) ファイリングシステムの指導，管理，改善
(2) ファイル管理表の作成，見直し
(3) 保管文書の整理，点検
(4) 保存文書の引継ぎ
4 リーダーは，前項の事務についてマネージャーの指示により，自らが担任する範囲において処理するとともに，マネージャーを補佐する。
(保管用具)
第38条 文書の整理及び保管には，キャビネット及びファイリング用具を使用するものとする。ただし，キャビネットに収納することが不適当な文書については，書庫，書棚等それぞれ適切な用具を使用することができる。
(使用する用品)
第39条 文書の保管に使用する用品は，次の各号に定めるところによるものとする。
(1) 個別フォルダー 一つにまとまった文書ごとに，これを1件としてファイリングキャビネット等に収納するために用いるもの
(2) ファイルボックス 進行中(仕掛かり)の文書を完了するまでの間，一時的に収納するため等に用いるもの
(3) ガイド 文書の分類の構成と配列の状態を示すとともに，個別フォルダーを検索しやすくするために用いるもの
(ファイル管理表の作成)
第40条 マネージャー等は，毎年3月1日までに次年度に係るファイル管理表を作成し，総務課長に提出しなければならない。
2 マネージャー等は，ファイリングキャビネット等に収納することが不適当と認められる文書についても，ファイル管理表に記載しその所在を明らかにしておかなければならない。
(文書の整理及び保管)
第41条 文書は，発生順等により新旧の区分を行い，新しいものほど前に位置するようにして個別フォルダーに収納し，ファイリングキャビネット等に保管しなければならない。
2 個別フォルダーに収納せず，編綴等により処理するものは新しいものほど上に位置するよう左綴じで編綴し，その他のものはこれに準じて新旧の区分が判断できるように整理して，適当な保管用具に保管するものとする。
3 ファイリングキャビネットの引き出しの使用区分は，原則として現年度又は現年文書については上2段，前年度又は前年文書は下2段とし，上2段から下2段への移換え(以下「移換え」という。)は，年度及び年の経過時に速やかに行う。
4 前項の規定にかかわらず，年度に関わりなく常時使用する文書及び一定の期間継続する事業等に係る文書で，単年度で区分することが不適当な文書については，移換えを行わず現年度扱いとする。
5 前項に規定する移換えを行わない文書は，それを収納する個別フォルダーに「常」と表示するものとする。
6 ファイルボックスは，担当者ごとに所定の位置に保管するものとする。
(保管文書の貸出し)
第42条 保管文書の貸出しを受けようとするときは，貸出課のマネージャー等にその旨を申し出なければならない。
2 前項の申出を受けたマネージャー等は，事務に支障がないと認めたときは，貸出カードに所要事項を記入の上，当該保管文書の位置に当該カードを挿入し，貸出しするものとする。
(保管文書の調査点検)
第43条 マネージャー等は，常に保管文書の点検整理を行わなければならない。
2 総務課長は，文書整理の維持向上を図るため，必要に応じて各課の文書保管状況を調査し，適切な助言，指導を与えるものとする。
第6章 文書の保存
(文書の保存)
第44条 文書の保存は，総務課において行う。
(文書の引継ぎ及び置換え)
第45条 マネージャー等は，保管期間経過後引継保存を要する文書について，次の各号に定めるところにより，これを総務課長に引き継がなければならない。
(1) 個別フォルダーごと保存年限別に区分し，ファイル管理表の配列順に文書保存箱に収納する。
(2) 文書保存カードを各文書箱ごとに一部作成し，総務課長に提出して引き継ぐ。
(3) 総務課長は，提出された文書保存カードに当該文書を保存すべき場所等必要事項を指示する。
2 文書の文書庫への移送(以下「置換え」という。)は前項の規定により，引継ぎを完了した後，主管課において直ちに行うものとする。
(保存年限)
第46条 文書の保存年限は，永年，10年，5年及び1年とする。ただし，法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書の保存年限は，それぞれ法令に定める期間又は時効の期間が満了する時とする。
2 保存年限は，おおむね別表の規定によるものとし，必要に応じて総務課長と協議の上，これを伸縮することができる。
3 保存年限の起算は，文書の移換えをした年度に属する年度(暦年により処理するものについては年)の初日から行う。
4 保存年限は，必要以上に長く設定してはならない。
(保存文書の借覧等)
第47条 保存文書の貸出しを受け，又は閲覧しようとする者は，保存文書貸出簿に所定事項を記入し，総務課長に申し出なければならない。
2 借覧期間は，原則として5日以内とする。
3 保存文書は，これを抜き取り，若しくは訂正し，又は他に転貸してはならない。
4 法令又は条例に定めのある場合を除くほか，職員以外の者に文書を閲覧させてはならない。
第7章 文書の廃棄
(文書廃棄の原則)
第48条 マネージャー等は，保管を要しない文書については，随時廃棄しなければならない。
2 マネージャー等は，前年度文書又は前年文書のうち保存を要しない文書については，廃棄しなければならない。
第49条 総務課長は，第45条第1項の規定により総務課長に引き継がれた文書(永年保存文書を除く。)が保存年限を経過したときは，主管課長に通知の上，廃棄することができる。ただし，廃棄するべき日においてなお保存するべき特別の事由があるときは，主管課長が総務課長と協議し，更に保存年限を定めて保存することができる。
第50条 総務課長は永年保存文書の文書について，保存年限の起算の日から10年を経過後，及びその後5年を経過するごとに主管課長と協議して，その後の保存について必要性を精査し，廃棄の適否を決定する。
(文書廃棄上の注意)
第51条 廃棄する文書で，他に悪用されるおそれのあるもの又は秘密に属するものはその部分を裁断し，又は焼却する等適宜の処置をしなければならない。
第8章 補則
附則
この訓令は，平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第10号)
この訓令は，平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年訓令第15号)
この訓令は，平成21年8月1日から施行する。
附則(平成21年訓令第21号)
この訓令は，公布の日から施行する。
附則(平成28年訓令第5号)抄
(施行期日)
1 この訓令は，行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
附則(令和5年訓令第17号)
この訓令は，公布の日から施行する。
別表(第46条関係)
文書保存年限決定の基準
(1) 永年保存 ア 条例，規則，訓令及び重要な告示 イ 重要又は例規となるような指令及び通達等 ウ 議会の会議録及び議決書 エ 職員の任免及び賞罰に関する文書 オ 広報 カ 重要な事業計画及びその実施に関する文書 キ 直接請求及び不服申立て，訴訟に関する文書 ク 特に重要な調査及び統計書 ケ 町の廃置分合，境界変更及び字名改称，区域変更に関する文書 コ 特に重要な予算，決算及び町債に関する文書 サ 特に重要な財産の取得等に関する文書 シ 特に重要な契約その他権利義務に関する文書 ス 叙位，叙勲及び表彰に関する文書 セ 特に重要な工事関係書類 ソ その他永年保存の必要があると認められる文書 |
(2) 10年保存 ア 出納に関する証拠書類及び決算の認定を終わった金銭，物品に関し保存の必要のある文書 イ 町税その他各種の公課に関する文書 ウ 町議会に関する永年保存の必要がない文書 エ 事業計画及びその実施に関する文書 オ 重要な調査及び統計書 カ 重要な予算，決算及び町債に関する文書 キ 重要な財産の取得等に関する文書 ク 重要な工事関係書類 ケ その他10年保存の必要があると認められる文書 |
(3) 5年保存 ア 行政執行上参考となる調査，統計資料 イ 行政事務執行に関する一般文書 ウ 給与の支給に関する文書 エ 出張命令簿，復命書，時間外勤務命令簿，出勤簿及び当直日誌の類 オ 照会，回答その他の往復文書 カ 申請，届け出，進達等の文書 キ その他5年保存の必要があると認められる文書 |
(4) 1年保存 ア 軽易な照会，回答その他の往復文書 イ 軽易な調査，報告，通知等の文書 ウ その他1年保存の必要があると認められる文書 |