(目的)

第1条　この規程は，水道事業における文書の収受，立案，発送，整理，保管，保存及び事務処理方法について定めることを目的とする。

(取扱いの原則)

第2条　文書は，全てていねいに取り扱い，収受から起案，完結に至るまで確実かつ迅速に処理しなければならない。

(課長の職務)

第3条　課長は，常に文書を未処理のまま長く放置しないよう追求管理しなければならない。

(番号)

第4条　文書の整理番号(以下「番号」という。)は，毎年4月1日に始まり翌年3月31日で終わるものとする。

(分類)

第5条　全ての文書は，文書分類表(別表)により分類整理するものとする。

(収受)

第6条　文書は，全て庶務係において収受するとともに，直ちに開封し，収受簿に記載した後上司の決裁を受けなければならない。

(処理)

第7条　水道事業の管理者の権限を行う町長の閲覧を終わった文書は，職員に供覧し，該当する係において処理しなければならない。

(起案)

第8条　文書の起案は，起案書を用い，原則として左横書きとし，次のことに留意しなければならない。

(起案者の署名押印)

第9条　起案者は，起案年月日を記入し，所定欄に署名押印しなければならない。

(決裁及び回議)

第10条　起案が完了したときは，その事務の内容に応じて職員に回議し，上司に提出し決裁を受けなければならない。

(浄書)

第11条　決裁を受けた文書で発送を必要とする文書は，指定期日までにタイプその他の方法で浄書しなければならない。

(公印の押印)

第12条　浄書した文書は，公印を押印して起案書と契印する。ただし，簡易な文書については，公印の押印を省くことができる。

(発送)

第13条　発送を要する文書は，発送番号を記入し，発送簿に記載した後発送しなければならない。

(整理)

第14条　文書が完結したときは，次の科目に分類し，科目ごとの簿冊に整理し保管しなければならない。

(保存)

第15条　重要な文書で長期にわたり保存する必要があると認められる文書については，毎年度末，次の保存期間に従い簿冊を整理し保存しなければならない。

(廃棄)

第16条　保存期間を経過した文書は，焼却しなければならない。